Le poids des rapports

« Nous estimons que les IMF de notre enquête soumettent en moyenne 39 rapports par an ». Est-il question ici d’IMF d’un genre spécial ? Non. Ce résultat est celui auquel parvient le MIX au terme d’une étude sur un échantillon raisonnablement représentatif des institutions de microfinance d’Afrique subsaharienne. Le MIX a mené cette étude pour mieux comprendre le poids que représente pour les IMF la communication d’informations à leurs divers partenaires ou interlocuteurs. L’organisation cherche à comprendre les différentes étapes du reporting et à déterminer comment réduire cette charge tout en améliorant la qualité des informations communiquées. Les constats sont édifiants.

Analystes, investisseurs et autorités de réglementation exigent toujours plus d’informations pour appréhender la complexité accrue du secteur de la microfinance. Qu’il s’agisse de connaître l’adaptation de l’offre des IMF aux conditions du marché ou d’analyser l’environnement concurrentiel, les évolutions récentes réaffirment le besoin d’informations plus détaillées et communiquées de façon plus opportune. Les IMF doivent répondre à chacune de ces demandes séparément et le nombre de demandes augmente. Les institutions de l’étude consacrent en moyenne 60 jours d’un employé à temps plein à remplir des formulaires pour la constitution de rapports.

Conscient de l’importance de la communication de données pour la croissance et la stabilité du marché, le MIX a lancé un projet d’étude des dynamiques du reporting autour de 3 principales questions :

La recherche a porté sur quatre catégories d’informations fréquemment présentées dans les rapports (états financiers audités, états financiers non audités, opérations, performances sociales), et sur les trois groupes de partenaires externes à qui sont le plus souvent adressés ces rapports (réseaux et associations, régulateurs, bailleurs et investisseurs).

Les formats de rapports demandés aux IMF sont encore très diversifiés

Malgré les efforts entrepris à partir du milieu des années 1990 pour accroître la transparence des résultats et définir des standards de performance communs (financiers puis sociaux), il subsiste une grande variété de termes et de formats. A partir des rapports recueillis dans le cadre de l’étude, les auteurs ont identifié 18 formats type. La première observation intéressante est que le nombre d’éléments d’information pour une catégorie donnée (par exemple le portefeuille ou le bilan) est très variable.

Prenons par exemple trois rapports sur le bilan. Le 1^er comporte une seule ligne « Actifs », le 2^ème compte 20 lignes de catégories d’actifs différentes, incluant le détail des produits à recevoir, et le 3ème comporte les 20 mêmes éléments d’actifs, mais cette fois avec une catégorisation différente des produits à recevoir… A cela s’ajoute des différences de terminologie d’un rapport à l’autre pour désigner les mêmes notions de comptabilité ou d’analyse financière (pour les fonds empruntés par l’IMF, on trouvera aussi bien emprunts que capitaux empruntés, prêts, crédits, dettes…).

Mais il existe un noyau commun

Sous les variations de vocabulaire et de détail de catégorisation, des ensembles communs émergent malgré tout. Même dans les domaines où les demandes varient le plus (c’est le cas des informations sur le portefeuille), il existe un noyau commun et une « périphérie » d’éléments variables ou évolutifs. Le schéma ci-dessous montre à titre illustratif les catégories d’information figurant dans les rapports sur le portefeuille, du plus fréquent au moins fréquent.

Cet ensemble commun laisse penser qu’il existe des solutions pour réduire la charge de reporting, très probablement par la combinaison de technologie et d’action coordonnée.

Le processus de reporting en 5 étapes

Soumettre un rapport à un partenaire externe est la dernière étape d’un processus long et complexe.
Il se déroule en 5 phases :

Collecte des informations : un processus long en grande partie manuel

La collecte d’information se fait souvent à partir de documents papier (complétés par le personnel de l’IMF sur déclaration des clients) ou de l’enregistrement d’opérations de trésorerie. Formulaires et registres entrainent une probabilité d’erreur importante qui exige une vérification manuelle avant saisie informatique. Cette opération menée au niveau des agences peut être très consommatrice de temps.

La technologie offre une piste d’amélioration via la téléphonie mobile, des applications dédiées sur smartphone ayant le potentiel d’automatiser au moins une partie du processus tout en assurant une meilleure fiabilité. Les récentes annonces de fabricants de téléphones laissent espérer que des smartphones à faible coût seront bientôt distribués en Afrique. Des applications logicielles permettant d’intégrer gestion de portefeuille et systèmes bancaires devraient suivre.

Centralisation des données au siège : un recours insuffisant aux logiciels en réseau

La 2^ème étape consiste en la consolidation et la transmission par chaque agence de ces informations au siège, qui centralise les données de l’ensemble. Si un tiers environ des institutions interrogées utilisent des applications en réseau pour communiquer des informations en temps réel, l’envoi par e-mail et la remise en mains propres sont encore très répandus. La combinaison des deux méthodes au sein d’une institution est même courante. Par voie de conséquence, la fréquence de transmission au siège est parfois très réduite, mensuelle dans un certain nombre de cas.

Le faible recours aux logiciels en réseau ne s’explique qu’en partie par la connectivité. L’obstacle principal est le coût, car de nombreuses applications exigent une licence distincte pour chaque utilisateur. Equiper chaque agence entraine des coûts prohibitifs pour beaucoup d’IMF. Le développement du modèle SaaS (Software as a Service) chez les vendeurs de logiciels permettrait de rompre avec ce modèle « 1 utilisateur-1 licence » et d’offrir un service plus abordable.

Pour la consolidation des données au siège, la majorité des IMF utilisent maintenant des applications génériques standard, mais bon nombre d’entre elles continuent de recourir à des logiciels distincts pour la gestion de portefeuille et les informations comptables. Ce double système implique des transferts de données par saisie manuelle. D’après certains participants à l’étude, même avec une application unique gérant le portefeuille et la comptabilité, il faut s’assurer de la synchronisation des deux, le système ne mettant pas à l’abri de discordances de chiffres.

Extraction et synthèse : création de rapports intermédiaires à partir de différents systèmes

La troisième étape du processus de reporting consiste à extraire des différentes bases un ou plusieurs sous-ensembles spécifiques de données. Pour les institutions qui utilisent des logiciels spécialisés, la création de rapports intermédiaires peut se faire automatiquement, mais moins les systèmes sont intégrés, plus cette phase requiert de temps. En fonction des exigences des destinataires des rapports, certaines données complémentaires doivent parfois être collectées à partir d’autres sources (rapports d’audit, ressources humaines, etc.).

Consolidation et mise en forme : un travail de compilation et d’organisation des données obéissant à des demandes spécifiques

Un peu moins de la moitié des personnes interrogées dans le cadre de l’étude indiquent que les rapports automatiques standard sont suffisants ou presque suffisants pour être considérés comme des produits finis. Pour la grosse moitié restante, les rapports générés ne sont qu’un point de départ qui nécessite un traitement supplémentaire.

Quel que soit l’effort requis pour élaborer un rapport, l’étude met en cause le grand nombre de rapports imposés chaque année par trois principaux groupes de partenaires externes (réseaux et associations, régulateurs, bailleurs et investisseurs). L’étude estime que les IMF participantes soumettent en moyenne 39 rapports par an, la médiane se situant à 28 rapports. Il ressort de l’estimation du temps consacré à l’élaboration des rapports que la moitié des participants consacrent l’équivalent d’un temps plein pendant plusieurs mois au reporting. Ce calcul ne prend en compte que le temps passé à préparer le rapport, autrement dit n’inclut pas le temps dédié en amont à la collecte, à la consolidation ou au nettoyage des données…

Livraison : l’envoi par e-mail domine, la soumission en ligne émerge

D’après l’étude, l’envoi par email est le mode de transmission le plus courant, ce qui est assez logique étant donné que la plupart des rapports sont transmis sous format numérique. Cependant un pourcentage élevé de participants déclarent soumettre les rapports en personne ou par courrier. Une tendance récente est intéressante à souligner : la soumission de rapports en ligne, par le biais d’un formulaire en ligne ou d’un chargement de fichier.

Quelles sont les pistes d’amélioration ?

Il est utile de considérer ces étapes une à une lorsqu’on examine les moyens d’améliorer le reporting. Comme on l’a évoqué, l’utilisation d’un dispositif électronique mobile au stade de la collecte permettrait d’économiser du temps, à condition que les coûts baissent et deviennent accessibles à la plupart des IMF. Au niveau de la transmission des informations au siège, c’est la connectivité ainsi que la nature et le coût des logiciels qui sont en jeu. L’Internet haut débit n’est pas encore à la porte des petites villes ou communautés rurales africaines, mais la capacité de transfert de données des réseaux de téléphonie mobile s’améliore, ce qui signifie que les applications ne requérant pas de bande passante excessive peuvent fonctionner sur ces réseaux. Un facteur clé, cependant, est le modèle économique des fournisseurs de logiciels. La plupart facturent actuellement des frais de licence pour chaque ordinateur équipé, ce qui rend très coûteux l’équipement des agences. Le modèle SaaS pourrait bien changer la donne, car il permet aux utilisateurs de payer pour l’utilisation d’une application hébergée à distance et accessible en ligne. Les frais sont normalement fonction du nombre de clients de l’IMF. Les offres commencent à apparaître sur le marché de la microfinance, même si le modèle économique n’est pas encore rodé.

Cependant le cœur du problème demeure. Tant que les IMF devront élaborer un grand nombre de rapports répondant à des exigences diverses, il leur faudra allouer des ressources considérables à ce processus. Les auteurs de l’étude voient deux approches complémentaires pour remédier à ce problème.

La première consiste à obtenir des destinataires qu’ils s’accordent à recevoir des rapports standardisés, réduisant le nombre de formats différents. Cependant cela exige de tous qu’ils alignent leurs demandes d’information sur celles des autres. Or certains, chez les investisseurs notamment, peuvent considérer que les informations spécifiques qu’ils sollicitent leur confèrent un avantage comparatif pour évaluer les performances des IMF.

La deuxième approche consisterait à faire transiter les informations par une étape intermédiaire, de façon à les reconditionner en fonction des besoins spécifiques avant remise. Dans ce schéma, il faudrait disposer pour commencer d’un ensemble de données suffisamment complet pour répondre à un grand nombre de demandes différentes. Ce qui implique que les IMF soient convaincues de recueillir et de fournir ces données. Ensuite, il faut posséder les capacités techniques pour extraire et formater les données afin de répondre aux spécifications des différents destinataires. Enfin ces derniers doivent avoir confiance dans la transparence du processus dans son ensemble et dans la qualité des données.

Dans son article récent (1), Blaine Stephens met quant à lui en avant le potentiel du recours à un langage standard appelé XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Le MIX utilise déjà ce standard qui est un langage informatique utilisé pour décrire les données financières. XBRL est utilisé pour le reporting réglementaire bancaire en Europe, aux États-Unis et en Asie et s’impose progressivement comme standard pour d’autres types de données (publications comptables, communications boursières, données économiques et légales pour les entreprises).

Au-delà des promesses de la technologie, les progrès ne seront possibles qu’à condition d’une volonté ferme d’action coordonnée de la part des différents acteurs du secteur de la microfinance.

Ce coup de projecteur a été réalisé à partir de :

(1) Blaine Stephens, Information Overload: can technology address MFIs' reporting burden?, MicroBanking Bulletin, MIX, avril 2012

(2) Bryan Barnett, Comprendre le fardeau que représente le reporting pour les IMF - Une étude sur les obligations en matière de reporting pour les IMF en Afrique subsaharienne, MicroBanking Bulletin, MIX, août 2011